Quando fazer o backup do seu e-mail e quando trocá-lo

Para fins de backup, eu configuro contas de E-mail em pares, em diferentes serviços. Eu uso um como a conta de e-mail primária (com meu próprio nome de domínio) e o outro como um endereço de encaminhamento. Em outras palavras, tudo enviado para o endereço de E-mail principal é automaticamente encaminhado para a segunda conta. É bastante comum as pessoas serem trancadas fora de um endereço de E-mail, sem culpa própria, mas eu acho que eu seria muito azarada de ficar fora de dois ao mesmo tempo.

É também uma boa ideia para usar um programa de E-mail adequado, como Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird ou possivelmente em cliente 5 para baixar e responder e-mails.

Quando mudar de conta?

Os programas de E-mail são mais rápidos do que o e-mail baseado na web, podem consolidar muitas contas de E-mail diferentes em um só lugar, oferecer muitos mais recursos para a ordenação (pelo remetente, por linha de assunto etc) e pesquisa, deixá-lo responder a e-mails enquanto estiver offline, e garantir que você tem cópias de seus e-mails, mesmo se você perder o acesso à sua conta.

Se você usar a configuração de IMAP, ou os mais poderosos protocolos de Intercâmbio da Microsoft, então você pode deixar cópias de E-mails no servidor. Isso significa que você ainda pode acessar seus e-mails de diferentes PCs e outros dispositivos enquanto em movimento.

Ferramentas para fazer backup no Gmail e Outlook

Tanto o Gmail como o Outlook.com são endereços de E-mail gratuitos adequados, e não há muito a escolher entre eles hoje em dia. Infelizmente, acho o Yahoo mail agora quase inutilizável, e eu recomendo contra usá-lo. FastMail é um bom serviço premium, mas só custa US $4,95 por ano para usuários domésticos, e US $15 por ano para usuários de negócios; há um teste gratuito de 60 dias sem cartão de crédito necessário.

Felizmente, já não tem de entrar no Hotmail todos os meses para manter a sua caixa de correio. Outlook.com, Hotmail e outros serviços da Microsoft agora permanecem ativos, a menos que você não logar por 270 dias, que é quase nove meses. A velha regra sobre entrar nos primeiros 10 dias ainda se aplica.